Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors
Valitse sivu
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors

Sivariweb

Sähköinen rekisteri ja henkilöasiakirjat

 

1.Siviilipalvelusrekisteri (Sivariweb)

Siviilipalveluksen toimeenpano, siviilipalvelusvelvollisten valvonta ja poikkeusolojen aikainen sijoittaminen edellyttävät siviilipalvelusvelvollisia koskevien henkilötietojen rekisteröintiä. Siviilipalvelusrekisteri on siviilipalvelusvelvollisia koskeva henkilörekisteri, jonka ylläpitäjinä toimivat Siviilipalveluskeskus ja siviilipalveluspaikat. Sähköisen  rekisterin lisäksi henkilörekisteriin kuuluu manuaalisesti pidettäviä asiakirjoja, esimerkiksi palvelukseen hakemista koskevat asiakirjat ja siviilipalvelusvelvollisen terveydentilaa koskevia asiakirjoja.

Siviilipalveluspaikat ovat velvollisia ylläpitämään siviilipalvelusvelvollisia koskevia henkilötietoja. Tietojen ylläpitäminen ja päivittäminen tapahtuu sähköisen siviilipalvelusrekisterin avulla.

 

Rekisterin käyttö sisältää mm. seuraavia toimenpiteitä:

  • palveluspaikan tietojen ylläpito; käyttäjien ja työpaikkojen hallinta
  • uuden velvollisen sitouttaminen palveluspaikkaan
  • velvollisen lomahakemusten hyväksyminen ja lomien merkintä
  • päivärahojen laskenta ja korotuspäivien tarkastus raporteilla
  • kotiuttamispäivän seuranta ja kotiuttaminen, kun velvollinen on täysin palvellut
  • korvaushakemusten (esimerkiksi majoitus) lähettäminen siviilipalveluskeskukselle

Siviilipalvelusrekisterin viestintä muistuttaa suurimmasta osasta tapahtumia, esimerkiksi uudesta velvollisen Omasivarissa tekemästä lomahakemuksesta sekä velvollisen lähestyvästä kotiutumisesta.

 

Palveluspaikat saavat seuraavat tiedot Siviilipalvelusrekisteristä (Sivariwebistä)

  • kotiuttamispäivän
  • käytettyjen lomien määrän
  • päivärahan korotuspäivät (Päävalikko –> ’Raportit’ –> ’Päivärahan korotuslista’), Excel-taulukko
  • päivärahan maksulistan haluamalleen ajankohdalle (Päävalikko –>  ’Raportit –> ’Päivärahan maksulista’), Excel-taulukko

 

Siviilipalveluspaikka merkitsee rekisteriin seuraavat tiedot:

  • lomat (HL, KL, HSL), sairaslomapäivät ja isyysvapaat (IV).
  • palvelusta pidentävät päivät (HSL, luvattomat poissaolovuorokaudet). Palveluspaikan tulee merkitä HSL-lomat viipymättä sähköiseen siviilipalvelusrekisteriin, josta tieto 15 päivän ylittävästä HSL-lomasta siirtyy automaattisesti Kelalle ja siviilipalveluskeskukseen.
  •  kotiuttaminen täysin palvelleena. Kotiuttamismerkinnän yhteydessä tulostetaan ja allekirjoitetaan kotiuttamisilmoitus velvolliselle. Kotiuttamisilmoitus on velvolliselle tärkeä asiakirja esim. passia hakiessa. Merkinnän voi tarvittaessa tehdä muutama päivä ennen todellista kotiuttamispäivää tai muutama päivä jälkeen.

  • jos palvelusvelvollinen kotiutetaan ennen palvelusajan päättymistä (esimerkiksi lääkärinlausunnon tai lykkäyksen perusteella) rekisteriä ylläpidetään siihen saakka, kun Siviilipalveluskeskus ilmoittaa velvollisen viimeisen palveluspäivän.

 

Koulutusjaksolta työpalveluun siirryttäessä Siviilipalveluskeskus merkitsee siviilipalvelusrekisteriin rikosrekisteriotteen tarkastuspäivän (lasten ja nuorten kanssa työskentelevät).

Siviilipalvelusrekisterin tietosuojaseloste

 

Käyttöoikeus

Kun työpalvelupaikka hyväksytään siviilipalveluspaikaksi, saa paikan vastuuhenkilö käyttöoikeuskirjeen. Palveluspaikan muut rekisterin käyttäjät saavat käyttöoikeuden palveluspaikan Sivariwebin vastuuhenkilöltä. Palveluspaikat päivittävät yhteystietojensa muutokset itse siviilipalvelusrekisteriin. Jokainen käyttäjä on itse velvollinen päivittämään omat yhteystietonsa.

Vastuuhenkilö

  • Lisää tai liittää palveluspaikan käyttäjiksi henkilöitä, jotka ovat joko vastuu- tai yhteyshenkilöitä.
  • Ylläpitää kaikkia palveluspaikan tietoja mukaan lukien käyttäjätiedot.
  • Päättää tarvittaessa käyttöoikeuksia.

Yhteyshenkilö

  • Voi hallita vain hänelle nimettyjen työpalveluspaikkojen tietoja sekä niihin kytkettyjä velvollisia.
  • Voi hallita omia yhteystietojaan.
  • Yhteyshenkilölle voi myös antaa oikeuden allekirjoittaa sitoumus hänelle nimetyn työpaikan puolesta.

 

Kirjautuminen sähköiseen siviilipalvelusrekisteriin – Sivariwebiin

Rekisterin osoite on https://vipa.mol.fi/sivariweb/pages/login.xhtml (kirjautumislinkki löytyy myös kotisivujemmme kielivalinnan vierestä). Rekisteriin kirjaudutaan käyttämällä Suomi.fi-tunnistusta. Tunnistautuminen onnistuu pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella, henkilökortilla tai virkakortilla.

 

  • Jos yhteyshenkilönä et näe tarvittavia tietoja Sivariwebissä. Ota yhteys Sivariwebin vastuuhenkilöön ja tarkista onko oikeutesi ajan tasalla.
  • Jos sinulla on ongelmia Sivariwebin käytön kanssa tai kirjautumisen kanssa ole yhteydessä sähköpostilla osoitteeseen vastaus.siviilipalvelus@ely-keskus.fi.
  • Jos rekisteriin merkitty vastuuhenkilö ei enää ole palveluspaikalla eikä voi merkitä rekisteriin uutta vastuuhenkilöä, palveluspaikka ilmoittaa uuden vastuuhenkilön tiedot siviilipalveluskeskukselle postitse tai sähköpostitse vastaus.siviilipalvelus@ely-keskus.fi. Näin menetellään, kun vastuuhenkilö on lopettanut palveluspaikassa lisäämättä uutta vastuuhenkilöä rekisteriin.

Asioinnin nopeuttamiseksi ilmoita aina sopimusnumero.

 

 

2. Palveluskelpoisuus

Koulutusjakson aikana tehdään kaikille velvollisille terveystarkastus, jossa määritellään henkilön palveluskelpoisuus. Täysin palvelleena kotiutettavan on kotiutettaessa vahvistettava ilmoitus terveydentilastaan Omasivarissa. Vahvistus on tehtävä Omasivarissa, vaikka siviilipalvelusvelvolliselle ei tehtäisikään kotiuttamistarkastusta. Ilmoituksella on merkitystä mahdollisen sotilastapaturmalain mukaisen korvausasian käsittelyssä.

Jos velvollisen palveluskelpoisuudeessa tapahtuu muutos työpalvelun aikana palveluspaikka ohjaa hänet lääkärille palveluskelpoisuuden tarkastamista varten. Palveluspaikka voi hakea keskeytystä työpalvelun suorittamiseen. Katso ohje kohdasta ”Siviilipalveluspaikka kotiuttaa”

 

3. Siviilipalvelustodistus

Siviilipalvelustodistus on siviilipalvelusvelvollisen todistus palveluksen suorittamisesta ja palvelusaikana henkilötodistus esim. varusmiesalennuksia varten. Siviilipalvelustodistuksessa on oltava velvollisen valokuva.

Siviilipalvelustodistus on sähköisessä muodossa, jota velvollinen käyttää Omasivari-palvelun kautta. Velvollinen lataa kuvansa Omasivariin koulutusjakson alkaessa. Siviilipalvelustodistus on käytettävissä koulutusjakson ja työpalvelun ajan, kun Siviilipalveluskeskus on hyväksynyt kuvan. Velvollisen työpalvelutieto ja kotiuttamistieto siirtyvät sähköiselle todistukselle sivariwebistä. Pyynnöstä palveluspaikka voi antaa velvolliselle myös palvelustodistuksen, josta ilmenee työtehtävät, työajat yms.

 

Siviilipalvelusvelvollisen henkilötietoja saa luovuttaa ainoastaan siviilipalvelusorganisaation sisällä

  • siviilipalvelusvelvolliselle itselleen,
  • hänen kirjallisella suostumuksella muille tahoille,
  • muulle viranomaiselle lain nojalla ja
  • hakemuksesta Siviilipalveluskeskuksen luvalla erityisestä syystä esim. tutkimustarkoituksiin. Jos Siviilipalveluskeskus tai palveluspaikka kieltäytyy luovuttamasta tietoja, tästä on annettava kirjallinen päätös muutoksenhakuosoituksineen.