Sivariweb
Siviilipalvelusrekisteri (Sivariweb)
Siviilipalveluksen toimeenpano, siviilipalvelusvelvollisten valvonta ja poikkeusolojen aikainen sijoittaminen edellyttävät siviilipalvelusvelvollisia koskevien henkilötietojen rekisteröintiä. Siviilipalvelusrekisteri on siviilipalvelusvelvollisia koskeva henkilörekisteri, jonka ylläpitäjinä toimivat Siviilipalveluskeskus ja siviilipalveluspaikat. Sähköisen rekisterin lisäksi henkilörekisteriin kuuluu manuaalisesti pidettäviä asiakirjoja, esimerkiksi palvelukseen hakemista koskevat asiakirjat ja siviilipalvelusvelvollisen terveydentilaa koskevia asiakirjoja.
Koulutusjaksolta työpalveluun siirryttäessä Siviilipalveluskeskus merkitsee siviilipalvelusrekisteriin rikosrekisteriotteen tarkastuspäivän (lasten ja nuorten kanssa työskentelevät).
Siviilipalveluspaikat ovat velvollisia ylläpitämään siviilipalvelusvelvollisia koskevia henkilötietoja. Tietojen ylläpitäminen ja päivittäminen tapahtuu sähköisen siviilipalvelusrekisterin avulla.
Siviilipalvelusrekisterin tietosuojaseloste
Huom! Alla olevissa ohjevideoissa ei ole ääntä eikä tekstitystä
Tällä sivulla käsitellään seuraavia toimenpiteitä tässä järjestyksessä:
- Palveluspaikan tietojen ylläpito ja työpaikkojen hallinta
- Käyttöoikeudet: vastuu-yhteyshenkilö
- Kirjautuminen Sivariwebiin
- Uuden velvollisen sitouttaminen palveluspaikkaan
- Sähköiset asiakirjat
- Kooste velvollisen palvelustiedoista
- Päivärahojen laskenta ja korotuspäivien tarkastus raporteilla
- Velvollisen lomahakemusten hyväksyminen ja poissaolojen merkintä
- Palveluspaikan siirto
- Esteettömyyslausunto
- Velvollisen siviilipalvelustodistus
- Kotiuttamispäivän seuranta ja kotiuttaminen, kun velvollinen on täysin palvellut
- Korvaushakemusten (esimerkiksi majoitus) lähettäminen siviilipalveluskeskukselle
1. Palveluspaikkatietojen ylläpito, uuden työpalvelupaikan lisääminen sekä työpalvelupaikkailmoituksen ylläpito ja päivitys Sivariwebissä
Palveluspaikka ylläpitää itse omat yhteystietonsa Sivariwebissä.
Palveluspaikka ylläpitää työpalvelupaikkojensa tiedot. Suljetun työpalvelupaikkailmoituksen voi tarvittaessa päivittää ja avata uudestaan. Työpalvelupaikan tiedot julkaistaan avoimessa SivariwebPublic -palvelussa. Voit tarkastella avoimien työpalvelupaikkojen ilmoituksia tästä linkistä. Huomioithan, että työpalvelupaikka ei näy palvelussa, mikäli ilmoitus ei ole voimassa hakuhetkellä. Linkin voi kopioida ja jakaa sellaisenaan esimerkiksi Facebookissa tai sähköpostilla.
2. Käyttöoikeus
Kun palveluspaikka hyväksytään siviilipalveluspaikaksi, saa paikan vastuuhenkilö käyttöoikeuskirjeen. Palveluspaikan muut rekisterin käyttäjät saavat käyttöoikeuden palveluspaikan Sivariwebin vastuuhenkilöltä. Palveluspaikat päivittävät yhteystietojensa muutokset itse siviilipalvelusrekisteriin. Jokainen käyttäjä on itse velvollinen päivittämään omat yhteystietonsa.
Vastuuhenkilö
- Lisää tai liittää palveluspaikan käyttäjiksi henkilöitä, jotka ovat joko vastuu- tai yhteyshenkilöitä.
- Ylläpitää kaikkia palveluspaikan tietoja mukaan lukien käyttäjätiedot.
- Voi tilata kaikille Sivariwebin käyttäjille tulevia Sivariwebtapahtumaviestejä.
- Päättää tarvittaessa käyttöoikeuksia.
Yhteyshenkilö
- Voi hallita vain hänelle nimettyjen työpalveluspaikkojen tietoja sekä niihin kytkettyjä velvollisia.
- Voi hallita omia yhteystietojaan.
- Voi tilata itselleen Sivariwebistä tulevia tapahtumaviestejä. Sivariweb muistuttaa tapahtumista, esimerkiksi uudesta velvollisen Omasivarissa tekemästä lomahakemuksesta, jos tapahtumaviestejä on tilattu.
- Yhteyshenkilölle voi myös antaa oikeuden allekirjoittaa sitoumus hänelle nimetyn työpaikan puolesta.
Sivariwebkäyttäjän käyttöoikeustaso voidaan muuttaa. Vastuuhenkilö voi tarvittaessa lisätä tai vähentää käyttöoikeuksia.
Huom! Sivariwebin käyttäjä voi itse tilata itselleen Sivariwebistä tulevia tapahtumaviestejä. Sivariweb muistuttaa tapahtumista, esimerkiksi uudesta velvollisen Omasivarissa tekemästä lomahakemuksesta, jos tapahtumaviestejä on tilattu.
Käyttöoikeus päätetään vastuuhenkilön toimesta, kun Sivariwebin käyttäjä ei enää hoida siviilipalvelusasioita.
3. Kirjautuminen sähköiseen siviilipalvelusrekisteriin – Sivariwebiin
Rekisteriin kirjaudut osoitteesta: https://vipa.mol.fi/sivariweb/pages/login.xhtml (kirjautumislinkki löytyy myös kotisivujemme kielivalinnan vierestä). Rekisteriin kirjaudutaan käyttämällä Suomi.fi-tunnistusta. Tunnistautuminen onnistuu pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella, henkilökortilla tai virkakortilla.
- Jos yhteyshenkilönä et näe tarvittavia tietoja Sivariwebissä. Ota yhteys Sivariwebin vastuuhenkilöön ja tarkista onko oikeutesi ajan tasalla.
- Jos sinulla on ongelmia Sivariwebin käytön kanssa tai kirjautumisen kanssa ole yhteydessä sähköpostilla osoitteeseen vastaus.siviilipalvelus@ely-keskus.fi.
- Jos rekisteriin merkitty vastuuhenkilö ei enää ole palveluspaikalla eikä voi merkitä rekisteriin uutta vastuuhenkilöä, palveluspaikka ilmoittaa uuden vastuuhenkilön tiedot siviilipalveluskeskukselle postitse tai sähköpostitse vastaus.siviilipalvelus@ely-keskus.fi. Näin menetellään, kun vastuuhenkilö on lopettanut palveluspaikassa lisäämättä uutta vastuuhenkilöä rekisteriin.
Asioinnin nopeuttamiseksi ilmoita aina sopimusnumero.
4. Uuden velvollisen sitouttaminen palveluspaikkaan
Sitoumus on sopimus siitä, että siviilipalvelusvelvollinen ottaa työpalvelupaikan vastaan ja siviilipalveluspaikka ottaa velvollisen työpalveluun. Siviilipalveluskeskus määrää velvollisen työpalveluun sitoumuksen perusteella. Siviilipalveluspaikalla on oltava ajan tasalla oleva sopimus palveluspaikkana toimimisesta ja tunnukset sivariwebiin.
Palveluspaikan tulee osoittaa velvollisen käyttöön majoitus työpalvelun alkaessa. Palveluspaikka vastaa aina osoittamansa majoituksen kustannuksista. Korvausvelvollisuus alkaa ensimmäisenä työpalvelupäivänä.
Majoitusvaihtoehdot ovat: velvollisen nykyinen asunto (vanhempien luona/oma vuokra-asunto), velvollisen järjestämä asunto työpalvelun ajaksi tai palveluspaikan omistama/vuokraama asunto.
Jos velvollinen muuttaa työpalvelun aikana tulee asiasta aina sopia ennakkoon yhdessä palveluspaikan kanssa. Tällöin voidaan käydä yhdessä lävitse mahdolliset muutokset asumiskuluissa (asumiskulujen oltava ko.alueen asuinkulujen mukaiset sekä huomioitava mahdolliset muutokset myös osoitetun majoituksen ja työpalveluspaikan päivittäisten työmatkojen osalta).
Työpalvelun aikaisesta majoitustietojen muutoksesta tehdään Sivariwebin sitoumukseen muutos, jossa palveluspaikka hyväksyessään muuton, osoittaa velvollisen asumaan uutteen osoitteeseen. Molemmat osapuolet, sekä palveluspaikka että velvollinen, hyväksyvät sitoumuksen allekirjoituksellaan majoitustietojen muutoksen.
5. Sähköiset asiakirjat
Siviilipalveluskeskuksessa on käytössä sähköinen asiointi. Sivariwebistä löydät sopimukset, sitoumukset, työpalvelumääräykset yms. Sivariwebin ”Viestit”-kenttään tulee ilmoitus kun tekemäsi sitoumus on hyväksytty Siviilipalvelkuskeskuksessa ja kun uusi tuloste (sitoumus ja työpalvelumääräys) on valmis.
- Katso video: Viestikentän kautta avattu asiakirja
- Katso video: Ylläpitonäkymä? Mistä löydän sähköiset asiakirjat?
6. Palveluspaikat saavat seuraavat tiedot Sivariwebistä kun työpalvelu on alkanut:
- kotiuttamispäivän
- käytettyjen lomien määrän
- päivärahan korotuspäivät. Katso kohta ”Päivärahat ja raportit”
- päivärahan maksulistan haluamalleen ajankohdalle
Siviilipalvelusvelvollisen henkilötietoja saa luovuttaa ainoastaan:
- siviilipalvelusvelvolliselle itselleen
- siviilipalvelusorganisaation sisällä
- hänen kirjallisella suostumuksella muille tahoille
- muulle viranomaiselle lain nojalla
- hakemuksesta Siviilipalveluskeskuksen luvalla erityisestä syystä esim. tutkimustarkoituksiin. Jos Siviilipalveluskeskus tai palveluspaikka kieltäytyy luovuttamasta tietoja, tästä on annettava kirjallinen päätös muutoksenhakuosoituksineen.
7. Päivärahat ja raportit
Siviilipalveluspaikka maksaa siviilipalvelusvelvolliselle päivärahan, joka on samansuuruinen kuin asevelvollisuuslain mukaista palvelusta suorittavan päiväraha. Päiväraha on porrastettu palvelusajan mukaan. Se maksetaan jokaiselta päivältä myös lauantailta ja sunnuntailta. Päiväraha maksetaan takautuvasti kerran tai kahdesti kuukaudessa. Tarkemmin päivärahoista
Päävalikon ”Raportit”-osiosta löytyy kaksi raporttia. Raportit avautuvat Excel-taulukkoon. Käyttäjän mahdolliset muokkaukset Excel-taulukkoon eivät siirry Sivariwebiin. Yhteys Sivariwebiin katkeaa kun raportti on luotu.
- Sivariweb laskee päivärahan korotuspäivät (Päävalikko –> ’Raportit’ –> ’Päivärahan korotuslista’), Excel-taulukko. Huomioithan, että raportin etusivulla näkyy ainoastaan tulevat korotuspäivät. Avaamalla henkilön nimellä oleva välilehti näet kaikki korotuspäivämäärät. Huom! On otettava uusi raportti, jos velvolliselle myönnetään HSL-lomaa tai velvollinen tulee luvattomia poissaoloja. Kaikki palvelustapahtumat pitää olla kirjattu Sivariwebiin ennen raportin luomista.
- Sivariweb laskee maksettavat päivärahat. Valitse ”Päivärahan maksulista” haluamallesi ajankohdalle (Päävalikko –> ’Raportit –> ’Päivärahan maksulista’), Excel-taulukko. Kaikki palvelustapahtumat pitää olla kirjattu Sivariwebiin ennen raportin luomista.
- Sairauspoissaolon tallentaminen. Huomioi, että Sivariweb vie 13,50 € per sairauslomapäivä velvollisen tietoihin Sivariwebin ”päivärahan maksulista”-raportille, jos valitset ”Luo kulukorvaus (kotihoito)”. Kotihoito tarkoittaa sairauslomapäivän ruokarahaa.
- Päivärahan maksulistaan voi halutessaan lisätä muita kulukorvauksia kuten esim. asumiskuluja, matkakorvauksia, ruokarahoja yms. Kulut pitää itse laskea ja tallentaa velvollisen tietohin ennen raportin luomista. Huom! Kulut pitää kirjata oikealle ajanjaksolle, jotta ne nousevat raportille.
8. Siviilipalveluspaikka merkitsee rekisteriin seuraavat tiedot:
Lomat henkilökohtainen loma (HL), sairaslomapäivät ja isyysvapaat (IV).
-
-
- Velvollinen voi hakea lomaa Omasivarin kautta ja yhteyshenkilö hyväksyy lomahakemuksen Sivariwebissä.
- Tai yhteyshenkilö voi tallentaa sovitut lomat Sivariwebiin suoraan velvollisen tietohin ”Lisää tapahtuma”-painikkeen kautta. Merkinnät voi tarvittaessa tehdä jälkikäteen.
-
Sairauspoissaolo (SL)
Sairauspoissaolon tallentaminen. Huomioi, että Sivariweb vie 13,50 € per sairauslomapäivä velvollisen tietoihin Sivariwebin ”päivärahan maksulista”-raportille, jos valitset ”Luo kulukorvaus (kotihoito)”. Kotihoito tarkoittaa sairauslomapäivän ruokarahaa.
Mikäli ette käytä ”päivärahan maksulista”-raporttia päivärahojen laskemisessa voitte jättää kohdan huomioimatta.
Kuntoisuusloma (KL)
Kuntoisuusloma annetaan siviilipalveluspaikan aloitteesta, yksilöllisen kiitettävän palveluskäyttäytymisen perusteella ja yleensä heti aiheen ilmaantuessa.
-
-
- Sovitaan loman ajankohdasta velvollisen kanssa.
- Palveluspaikka tallentaa loman Sivariwebiin.
-
-
Palvelusta pidentävät päivät (Henkilökohtainen syyloma HSL ja luvattomat poissaolovuorokaudet).
Palveluspaikan tulee merkitä HSL-lomat viipymättä sähköiseen siviilipalvelusrekisteriin, josta tieto 15 päivän ylittävästä HSL-lomasta siirtyy automaattisesti Kelalle ja siviilipalveluskeskukseen.
Tarkemmin velvollisen lomista.
9. Palveluspaikan siirto palveluksen aikana
Siviilipalvelusvelvollinen voi hakea siviilipalveluspaikan siirtoa työpalvelun aikana. Ennen siirtoa Siviilipalveluskeskus kuulee palvelusvelvollisen nykyistä siviilipalveluspaikkaa.
Lisätietoja palveluspaikan siirrosta löydät tästä
Muista varmistaa, että velvollisen kaikki palvelustapahtumat on kirjattu Sivariwebiin ja että velvollisen maksettavat päivärahat, ruokarahat, työmatkakulut ja asumiskulut yms. on laskettu ja maksettu/menossa maksuun.
10. Esteettömyyslausunto
Palveluspaikka antaa tarvittaessa palvelusaikana esteettömyystodistuksen passia varten. Todistuksesta
tulee ilmetä aika, jolle passi palveluspaikan mielestä voidaan antaa. Esteettömyyslausunto tehdään Sivariwebissä. Asevelvollisen passihakemuksesta säädetään passilain (671/2006) 8 §:ssä.
11. Siviilipalvelustodistus
Siviilipalvelustodistus on siviilipalvelusvelvollisen todistus palveluksen suorittamisesta ja palvelusaikana henkilötodistus esim. varusmiesalennuksia varten. Siviilipalvelustodistuksessa on oltava velvollisen valokuva.
Siviilipalvelustodistus on sähköisessä muodossa, jota velvollinen käyttää Omasivari-palvelun kautta. Velvollinen lataa kuvansa Omasivariin koulutusjakson alkaessa. Siviilipalvelustodistus on käytettävissä koulutusjakson ja työpalvelun ajan, kun Siviilipalveluskeskus on hyväksynyt kuvan. Velvollisen työpalvelutieto ja kotiuttamistieto siirtyvät sähköiselle todistukselle sivariwebistä.
12. Kotiuttaminen täysin palvelleena
Kotiuttamismerkinnän yhteydessä tulostetaan ja allekirjoitetaan kotiuttamisilmoitus velvolliselle. Kotiuttamisilmoitus on velvolliselle tärkeä asiakirja esim. passia hakiessa. Merkinnän voi tarvittaessa tehdä muutama päivä ennen todellista kotiuttamispäivää tai muutama päivä jälkeen. Pyynnöstä palveluspaikka voi antaa velvolliselle myös kirjallisen palvelustodistuksen, josta ilmenee työtehtävät, työajat yms.
Täysin palvelleena kotiutettavan on kotiutettaessa vahvistettava ilmoitus terveydentilastaan Omasivarissa. Vahvistus on tehtävä Omasivarissa, vaikka siviilipalvelusvelvolliselle ei tehtäisikään kotiuttamistarkastusta. Ilmoituksella on merkitystä mahdollisen sotilastapaturmalain mukaisen korvausasian käsittelyssä.
Koulutusjakson aikana tehdään kaikille velvollisille terveystarkastus, jossa määritellään henkilön palveluskelpoisuus. Jos velvollisen palveluskelpoisuudessa tapahtuu muutos työpalvelun aikana palveluspaikka ohjaa hänet lääkärille palveluskelpoisuuden tarkastamista varten. Palveluspaikka voi hakea keskeytystä työpalvelun suorittamiseen. Katso ohje kohdasta ”Siviilipalveluspaikka kotiuttaa”
- jos palvelusvelvollinen kotiutetaan ennen palvelusajan päättymistä (esimerkiksi lääkärinlausunnon tai lykkäyksen perusteella) rekisteriä ylläpidetään siihen saakka, kun Siviilipalveluskeskus ilmoittaa velvollisen viimeisen palveluspäivän.
13. Korvaushakemukset
Majoituskorvaushakemus
Palveluspaikka voi hakea kalenterivuoden sisällä korvausta itselleen sopivissa aikatauluissa. Majoituskorvaushakemukset tulee tehdä viimeistään sen kalenterivuoden päättyessä (31.12.), johon majoituskustannukset kohdistuvat. Siviilipalveluspaikan on esitettävä maksamistaan majoituskustannuksista luotettava selvitys hakemuksen liitteissä (siviilipalveluslaki 47 §)
Lomamatkakorvaus
Korvausta voi hakea velvolliselle maksetuista lomamatkoihin liittyvistä kuluista. Palveluspaikka vastaa itse velvollisen työmatkoihin liittyvistä kuluista. Lisätietoja matkustamisesta työpalvelun aikana.
Huomioittehan, että palveluspaikka voi tilata velvollisten maksuttomia junalippuja VR:n yritysverkkokaupasta. VR:n yritysverkkokaupan käyttöohje sekä ohjeet käyttäjätunnuksen ja salasanan hankkimiseen.
Siviilipalveluskeskus kehittää Omasivari- ja Sivariwebjärjestelmää niin, että mahdollistetaan kaikkien loma- ja viikonlopunmatkoihin liittyvien matkalippujen tilaaminen sähköisesti Omasivarin kautta, jonka jälkeen palveluspaikka käsittelee ja tilaa liput Sivariwebin kautta. Uusi järjestelmä on tarkoitus saada käyttöön maaliskuun aikana.
Siihen asti palveluspaikka tilaa paikan linja-autovuoroihin ja maksaa siihen liittyvät kustannukset. Loma- ja viikonloppumatkoihin käytettyjen lippujen kustannuksiin palveluspaikka voi hakea korvausta Siviilipalveluskeskukselta.
Ennakoimaton terveydenhuoltokuluhakemus
Siviilipalveluskeskus voi korvata palveluspaikalle siviilipalveluksen järjestämisestä aiheutuneita poikkeuksellisia ja ennakoimattomia kustannuksia, jos niitä voidaan pitää palveluspaikan taloudellisiin edellytyksiin nähden kohtuuttomina.
