Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors
Valitse sivu
Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors

Sivariweb

Siviilipalvelusrekisteri (Sivariweb)

Siviilipalveluksen toimeenpano, siviilipalvelusvelvollisten valvonta ja poikkeusolojen aikainen sijoittaminen edellyttävät siviilipalvelusvelvollisia koskevien henkilötietojen rekisteröintiä. Siviilipalvelusrekisteri on siviilipalvelusvelvollisia koskeva henkilörekisteri, jonka ylläpitäjinä toimivat Siviilipalveluskeskus ja siviilipalveluspaikat. Sähköisen  rekisterin lisäksi henkilörekisteriin kuuluu manuaalisesti pidettäviä asiakirjoja, esimerkiksi palvelukseen hakemista koskevat asiakirjat ja siviilipalvelusvelvollisen terveydentilaa koskevia asiakirjoja.

Koulutusjaksolta työpalveluun siirryttäessä Siviilipalveluskeskus merkitsee siviilipalvelusrekisteriin rikosrekisteriotteen tarkastuspäivän (lasten ja nuorten kanssa työskentelevät).

Siviilipalveluspaikat ovat velvollisia ylläpitämään siviilipalvelusvelvollisia koskevia henkilötietoja. Tietojen ylläpitäminen ja päivittäminen tapahtuu sähköisen siviilipalvelusrekisterin avulla.

Siviilipalvelusrekisterin tietosuojaseloste  

Huom! Alla olevissa ohjevideoissa ei ole ääntä eikä tekstitystä

 

Tällä sivulla käsitellään mm. seuraavia toimenpiteitä:

  • uuden velvollisen sitouttaminen palveluspaikkaan
  • päivärahojen laskenta ja korotuspäivien tarkastus raporteilla
  • velvollisen lomahakemusten hyväksyminen ja poissaolojen merkintä
  • kotiuttamispäivän seuranta ja kotiuttaminen, kun velvollinen on täysin palvellut
  • sähköiset asiakirjat
  • korvaushakemusten (esimerkiksi majoitus) lähettäminen siviilipalveluskeskukselle
  • palveluspaikan tietojen ylläpito; käyttäjien ja työpaikkojen hallinta
  • kirjautuminen Sivariwebiin

Siviilipalvelusrekisterin viestintä muistuttaa suurimmasta osasta tapahtumia, esimerkiksi uudesta velvollisen Omasivarissa tekemästä lomahakemuksesta sekä velvollisen lähestyvästä kotiutumisesta.

 

Palveluspaikat saavat seuraavat tiedot Sivariwebistä kun työpalvelu on alkanut:

 

Uuden velvollisen sitouttaminen palveluspaikkaan

Sitoumus on sopimus siitä, että siviilipalvelusvelvollinen ottaa työpalvelupaikan vastaan ja siviilipalveluspaikka ottaa velvollisen työpalveluun. Siviilipalveluskeskus määrää velvollisen työpalveluun sitoumuksen perusteella. Siviilipalveluspaikalla on oltava ajan tasalla oleva sopimus palveluspaikkana toimimisesta ja tunnukset sivariwebiin.

Lisätietoja sitoumuksesta

Sähköiset asiakirjat

Siviilipalveluskeskuksessa on käytössä sähköinen asiointi. Sivariwebistä löydät sopimukset, sitoumukset, työpalvelumääräykset yms. Sivariwebin ”Viestit”-kenttään tulee ilmoitus kun tekemäsi sitoumus on hyväksytty Siviilipalvelkuskeskuksessa ja kun uusi tuloste (sitoumus ja työpalvelumääräys) on valmis.

Raportit

Päävalikon ”Raportit”-osiosta löytyy kaksi raporttia. Raportit avautuvat Excel-taulukkoon. Käyttäjän mahdolliset muokkaukset Excel-taulukkoon eivät siirry Sivariwebiin. Yhteys Sivariwebiin katkeaa kun raportti on luotu.

  • Sivariweb laskee päivärahan korotuspäivät (Päävalikko –> ’Raportit’ –> ’Päivärahan korotuslista’), Excel-taulukko. Huomioithan, että raportin etusivulla näkyy ainoastaan tulevat korotuspäivät. Avaamalla henkilön nimellä oleva välilehti näet kaikki korotuspäivämäärät. Huom! On otettava uusi raportti, jos velvolliselle myönnetään HSL-lomaa tai velvollinen tulee luvattomia poissaoloja. Kaikki palvelustapahtumat pitää olla kirjattu Sivariwebiin ennen raportin luomista.
  • Sivariweb laskee maksettavat päivärahat. Valitse ”Päivärahan maksulista” haluamallesi ajankohdalle (Päävalikko –>  ’Raportit –> ’Päivärahan maksulista’), Excel-taulukko. Kaikki palvelustapahtumat pitää olla kirjattu Sivariwebiin ennen raportin luomista.

 

Siviilipalveluspaikka merkitsee rekisteriin seuraavat tiedot:

Lomat henkilökohtainen loma (HL), sairaslomapäivät ja isyysvapaat (IV).

Kuntoisuusloma (KL)

Kuntoisuusloma annetaan siviilipalveluspaikan aloitteesta, yksilöllisen kiitettävän palveluskäyttäytymisen perusteella ja yleensä heti aiheen ilmaantuessa.

      • Sovitaan loman ajankohdasta velvollisen kanssa.
      • Palveluspaikka tallentaa loman Sivariwebiin.

Palvelusta pidentävät päivät (Henkilökohtainen syyloma HSL ja luvattomat poissaolovuorokaudet).

Palveluspaikan tulee merkitä HSL-lomat viipymättä sähköiseen siviilipalvelusrekisteriin, josta tieto 15 päivän ylittävästä HSL-lomasta siirtyy automaattisesti Kelalle ja siviilipalveluskeskukseen.

Katso lisätietoja velvollisen lomista.

Kotiuttaminen täysin palvelleena

Kotiuttamismerkinnän yhteydessä tulostetaan ja allekirjoitetaan kotiuttamisilmoitus velvolliselle. Kotiuttamisilmoitus on velvolliselle tärkeä asiakirja esim. passia hakiessa. Merkinnän voi tarvittaessa tehdä muutama päivä ennen todellista kotiuttamispäivää tai muutama päivä jälkeen. Pyynnöstä palveluspaikka voi antaa velvolliselle myös kirjallisen palvelustodistuksen, josta ilmenee työtehtävät, työajat yms.  

Lisätietoja kotiuttamisesta.      

Täysin palvelleena kotiutettavan on kotiutettaessa vahvistettava ilmoitus terveydentilastaan Omasivarissa. Vahvistus on tehtävä Omasivarissa, vaikka siviilipalvelusvelvolliselle ei tehtäisikään kotiuttamistarkastusta. Ilmoituksella on merkitystä mahdollisen sotilastapaturmalain mukaisen korvausasian käsittelyssä.

Koulutusjakson aikana tehdään kaikille velvollisille terveystarkastus, jossa määritellään henkilön palveluskelpoisuus. Jos velvollisen palveluskelpoisuudessa tapahtuu muutos työpalvelun aikana palveluspaikka ohjaa hänet lääkärille palveluskelpoisuuden tarkastamista varten. Palveluspaikka voi hakea keskeytystä työpalvelun suorittamiseen. Katso ohje kohdasta ”Siviilipalveluspaikka kotiuttaa”

  • jos palvelusvelvollinen kotiutetaan ennen palvelusajan päättymistä (esimerkiksi lääkärinlausunnon tai lykkäyksen perusteella) rekisteriä ylläpidetään siihen saakka, kun Siviilipalveluskeskus ilmoittaa velvollisen viimeisen palveluspäivän.

Korvaushakemukset

Majoituskorvaushakemus

Palveluspaikka voi hakea kalenterivuoden sisällä korvausta itselleen sopivissa aikatauluissa. Majoituskorvaushakemukset tulee tehdä viimeistään sen kalenterivuoden päättyessä (31.12.), johon majoituskustannukset kohdistuvat. Siviilipalveluspaikan on esitettävä maksamistaan majoituskustannuksista luotettava selvitys hakemuksen liitteissä (siviilipalveluslaki 47 §)

Lomamatkakorvaus

Korvausta voi hakea velvolliselle maksetuista lomamatkoihin liittyvistä kuluista. Palveluspaikka vastaa itse velvollisen työmatkoihin liittyvistä kuluista. Lisätietoja matkustamisesta työpalvelun aikana.

Huomioittehan, että palveluspaikka voi tilata velvollisten maksuttomia junalippuja VR:n yritysverkkokaupasta. VR:n yritysverkkokaupan käyttöohje sekä ohjeet käyttäjätunnuksen ja salasanan hankkimiseen. 

Matkahuolto poistaa kaikki paperiset lipputuotteet käytöstä 31.01.2023 mennessä. Tämä tarkoittaa samalla myös, että Sivariwebin kautta tulostettuja matkalippuja ei voi enää käyttää tämän jälkeen. Siviilipalveluskeskus kehittää Omasivari- ja Sivariwebjärjestelmää niin, että mahdollistetaan kaikkien loma- ja viikonlopunmatkoihin liittyvien matkalippujen tilaaminen sähköisesti Omasivarin kautta, jonka jälkeen palveluspaikka käsittelee ja tilaa liput Sivariwebin kautta. Uusi järjestelmä on tarkoitus saada käyttöön maaliskuun aikana.

Helmikuun aikana palveluspaikka tilaa paikan linja-autovuoroihin ja maksaa siihen liittyvät kustannukset. Loma- ja viikonloppumatkoihin käytettyjen lippujen kustannuksiin palveluspaikka voi hakea korvausta Siviilipalveluskeskukselta.

Ennakoimaton terveydenhuoltokuluhakemus

Siviilipalveluskeskus voi korvata palveluspaikalle siviilipalveluksen järjestämisestä aiheutuneita poikkeuksellisia ja ennakoimattomia kustannuksia, jos niitä voidaan pitää palveluspaikan taloudellisiin edellytyksiin nähden kohtuuttomina.

Korvaushakemuksista tarkemmin

 

Palveluspaikkatietojen ylläpito, uuden työpalvelupaikan lisääminen sekä työpalvelupaikkailmoituksen ylläpito ja päivitys Sivariwebissä

Palveluspaikka ylläpitää itse omat yhteystietonsa ja työpalvelupaikkojensa tiedot Sivariwebissä. Suljetun työpalvelupaikkailmoituksen voi tarvittaessa päivittää ja avata uudestaan. Työpalvelupaikan tiedot julkaistaan avoimessa SivariwebPublic -palvelussa. Voit tarkastella avoimien työpalvelupaikkojen ilmoituksia tästä linkistä. Huomioithan, että työpalvelupaikka ei näy palvelussa, mikäli ilmoitus ei ole voimassa hakuhetkellä. Linkin voi kopioida ja jakaa sellaisenaan esimerkiksi Facebookissa tai sähköpostilla.

Käyttöoikeus

Kun palveluspaikka hyväksytään siviilipalveluspaikaksi, saa paikan vastuuhenkilö käyttöoikeuskirjeen. Palveluspaikan muut rekisterin käyttäjät saavat käyttöoikeuden palveluspaikan Sivariwebin vastuuhenkilöltä. Palveluspaikat päivittävät yhteystietojensa muutokset itse siviilipalvelusrekisteriin. Jokainen käyttäjä on itse velvollinen päivittämään omat yhteystietonsa.

Vastuuhenkilö

  • Lisää tai liittää palveluspaikan käyttäjiksi henkilöitä, jotka ovat joko vastuu- tai yhteyshenkilöitä.
  • Ylläpitää kaikkia palveluspaikan tietoja mukaan lukien käyttäjätiedot.
  • Päättää tarvittaessa käyttöoikeuksia.

Yhteyshenkilö

  • Voi hallita vain hänelle nimettyjen työpalveluspaikkojen tietoja sekä niihin kytkettyjä velvollisia.
  • Voi hallita omia yhteystietojaan.
  • Yhteyshenkilölle voi myös antaa oikeuden allekirjoittaa sitoumus hänelle nimetyn työpaikan puolesta.

 

Katso video: Käyttöoikeustason muuttaminen

Katso video: Käyttöoikeuden poistaminen

Kirjautuminen sähköiseen siviilipalvelusrekisteriin – Sivariwebiin

Rekisteriin kirjaudut osoitteesta: https://vipa.mol.fi/sivariweb/pages/login.xhtml (kirjautumislinkki löytyy myös kotisivujemme kielivalinnan vierestä). Rekisteriin kirjaudutaan käyttämällä Suomi.fi-tunnistusta. Tunnistautuminen onnistuu pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella, henkilökortilla tai virkakortilla.

 

  • Jos yhteyshenkilönä et näe tarvittavia tietoja Sivariwebissä. Ota yhteys Sivariwebin vastuuhenkilöön ja tarkista onko oikeutesi ajan tasalla.
  • Jos sinulla on ongelmia Sivariwebin käytön kanssa tai kirjautumisen kanssa ole yhteydessä sähköpostilla osoitteeseen vastaus.siviilipalvelus@ely-keskus.fi.
  • Jos rekisteriin merkitty vastuuhenkilö ei enää ole palveluspaikalla eikä voi merkitä rekisteriin uutta vastuuhenkilöä, palveluspaikka ilmoittaa uuden vastuuhenkilön tiedot siviilipalveluskeskukselle postitse tai sähköpostitse vastaus.siviilipalvelus@ely-keskus.fi. Näin menetellään, kun vastuuhenkilö on lopettanut palveluspaikassa lisäämättä uutta vastuuhenkilöä rekisteriin.

Asioinnin nopeuttamiseksi ilmoita aina sopimusnumero.

 

Siviilipalvelustodistus

Siviilipalvelustodistus on siviilipalvelusvelvollisen todistus palveluksen suorittamisesta ja palvelusaikana henkilötodistus esim. varusmiesalennuksia varten. Siviilipalvelustodistuksessa on oltava velvollisen valokuva.

Siviilipalvelustodistus on sähköisessä muodossa, jota velvollinen käyttää Omasivari-palvelun kautta. Velvollinen lataa kuvansa Omasivariin koulutusjakson alkaessa. Siviilipalvelustodistus on käytettävissä koulutusjakson ja työpalvelun ajan, kun Siviilipalveluskeskus on hyväksynyt kuvan. Velvollisen työpalvelutieto ja kotiuttamistieto siirtyvät sähköiselle todistukselle sivariwebistä.

 

Siviilipalvelusvelvollisen henkilötietoja saa luovuttaa ainoastaan siviilipalvelusorganisaation sisällä

  • siviilipalvelusvelvolliselle itselleen,
  • hänen kirjallisella suostumuksella muille tahoille,
  • muulle viranomaiselle lain nojalla ja
  • hakemuksesta Siviilipalveluskeskuksen luvalla erityisestä syystä esim. tutkimustarkoituksiin. Jos Siviilipalveluskeskus tai palveluspaikka kieltäytyy luovuttamasta tietoja, tästä on annettava kirjallinen päätös muutoksenhakuosoituksineen.