Sivariweb
Sivua päivitetään. Sivulla voi esiintyä häiriöitä.
Tällä sivulla käsitellään seuraavia toimenpiteitä tässä järjestyksessä:
- Siviilipalvelusrekisteri, Sivariweb
- Palveluspaikan tietojen ylläpito ja työpaikkojen hallinta
- Käyttöoikeudet
- Kirjautuminen Sivariwebiin
- Sitoumus
- Sähköiset asiakirjat
- Kooste velvollisen palvelustiedoista
- Päivärahojen laskenta ja korotuspäivien tarkastus raporteilla
- Sivariwebkirjaukset (poissaolojen merkintä)
- Matkalippujen tilaaminen
- Palveluspaikan siirto
- Esteettömyyslausunto
- Velvollisen siviilipalvelustodistus
- Kotiuttaminen, kun velvollinen on täysin palvellut
- Korvaushakemusten (esimerkiksi majoitus) lähettäminen siviilipalveluskeskukselle
Huom! Alla olevissa ohjevideoissa ei ole ääntä eikä tekstitystä.
1. Siviilipalvelusrekisteri, Sivariweb
Siviilipalveluksen toimeenpano, siviilipalvelusvelvollisten valvonta ja poikkeusolojen aikainen sijoittaminen edellyttävät siviilipalvelusvelvollisia koskevien henkilötietojen rekisteröintiä. Siviilipalvelusrekisteri on siviilipalvelusvelvollisia koskeva henkilörekisteri, jonka ylläpitäjinä toimivat Siviilipalveluskeskus ja siviilipalveluspaikat. Sähköisen rekisterin lisäksi henkilörekisteriin kuuluu manuaalisesti pidettäviä asiakirjoja, esimerkiksi palvelukseen hakemista koskevat asiakirjat ja siviilipalvelusvelvollisen terveydentilaa koskevia asiakirjoja.
Koulutusjaksolta työpalveluun siirryttäessä Siviilipalveluskeskus merkitsee siviilipalvelusrekisteriin rikosrekisteriotteen tarkastuspäivän sekä antaa työpalvelumääräyksen siviilipalveluspaikkaan, jossa siviilipalvelusvelvollinen suorittaa työpalvelun.
Siviilipalveluspaikat ovat velvollisia ylläpitämään siviilipalvelusvelvollisia koskevia henkilötietoja ja palvelustapahtumia. Tietojen ylläpitäminen ja päivittäminen tapahtuu sähköisen siviilipalvelusrekisterin avulla.
Siviilipalveluspaikan on noudatettava voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä.
Siviilipalvelusvelvollisilla on käytössä siviilipalvelukseen liittyvien asioiden hoitamista varten oma Omasivari-sovellus. Omasivarissa siviilipalvelusvelvollinen näkee kaikki siviilipalvelusrekisteriin merkityt palvelustapahtumat.
2.Palveluspaikkatietojen ylläpito ja työpaikkojen hallinta
2.1 Siviilipalveluspaikka
Palveluspaikka on siviilipalvelusta järjestävä sopimuskumppani. Siviilipalveluspaikalla on oltava vastuuhenkilö, jolla on voimassa oleva käyttöoikeus Sivariwebiin. Vastuuhenkilö ylläpitää palveluspaikan yhteystiedot rekisterissä.
Palveluspaikan yhteystietoja voi hallinnoida ”Ylläpitonäkymä” painikkeen kautta, Sivariwebin etusivulla. Voit muokata palveluspaikan tietoja uudessa näkymässä. Muista tallentaa muutokset (vihreä ”Tallenna”-painike sivun vasen yläkulma).
Katso video: Palveluspaikkatietojen ylläpito (mp4)
2.2 Työpalvelupaikat
Työpalvelupaikka on se fyysinen työpaikka, jossa velvollinen palvelee. Palveluspaikalla voi olla useampia työpaikkoja/työpisteitä ja niissä voi työskennellä vaihteleva määrä velvollisia. Palveluspaikka ylläpitää työpalvelupaikkojensa tiedot.
Työpalvelupaikan julkista näkyvyyttä hallitaan paikkailmoituksen voimassaolopäivillä, jolloin paikkailmoitus voi olla välillä piilossa mutta myöhemmin taas avoimena ja haettavissa.
Sitoumus työpalvelupaikkaan voidaan tehdä, vaikka työpalvelupaikkailmoitus ei ole voimassa.
2.3 Työpalvelupaikkojen hallinnointi
Sivariwebissä palveluspaikan työpalvelupaikkoja voi hallinnoida suodattamalla ”Avoimet”, ”Suljetut” tai ”Kaikki”. Avoimet ja suljetut viittaavat työpalvelupaikkailmoituksen tilaan.
Kaikki-haulla näkyy kaikki palveluspaikan luomat työpalvelupaikat.
Käytetään värikoodeja kertomaan ilmoituksen tilaa sarakkeessa Ilmoitus voimassa.
- Punainen – ilmoitus suljettu
- Keltainen – ilmoitus avautumassa/sulkeutumassa 14 päivän sisään
2.3.1 Suljetun työpalvelupaikkailmoituksen päivittäminen ja uudelleen avaaminen
Suljetun työpalvelupaikkailmoituksen voi tarvittaessa päivittää ja avata uudestaan. Kaikki-suodatuksella saat kaikki luodut työpalvelupaikat näkyviin. Valitse muokattava työpalveluspaikka listalta. Muokkaustila avautuu klikkaamalla työpalveluspaikan nimeä. Kaikkia tietoja voi tarvittaessa muokata.
Katso video: Työpalvelupaikkailmoituksen päivitys (mp4)
2.3.2 Uuden työpaikan luominen
Varmista, ettei uutta paikkaa ole jo suljetuissa työpalvelupaikoissa käyttämällä ”Kaikki”-suodatusta. Uuden työpalvelupaikan luomisessa on hyvä nimetä työpalvelupaikka/työpalvelupiste työtehtävän mukaan, jotta paikka erottuu työpalvelupaikkanäkymässä helposti. Palveluspaikkailmoitusvälilehdellä määritellään, miten ilmoitus on voimassa.
Luo uusi työpalvelupaikka valitsemalla ”Työpalvelupaikat”-otsikon alta ”Uusi työpalvelupaikka”.
Mikäli ei halua, että työpalvelupaikka näkyy avoimena paikkana SivariwebPublic-palvelussa kannattaa Ilmoitus voimassa -kohtaan kirjoittaa menneet päivämäärät.
Katso video: Uuden työpaikan lisääminen (mp4)
2.4 SivariwebPublic-palvelu
Siviilipalveluspaikka merkitsee tiedot avoinna olevasta työpalveluspaikastaan ja siviilipalvelusvelvollista koskevat toivomukset Sivariwebiin, josta ne välittyvät automaattisesti siviilipalveluskeskuksen verkkosivuille avoimeen SivariwebPublic -palveluun. Linkin voi kopioida ja jakaa sellaisenaan esimerkiksi Facebookissa tai sähköpostilla. Huomioithan, että työpalvelupaikka ei näy palvelussa, mikäli ilmoitus ei ole voimassa hakuhetkellä.
Avoimet työpalvelupaikat löytyvät palvelusta Avoimet työpalvelupaikat -välilehdellä.
SivariwebPublic/avoimet työpalvelupaikat (mol.fi).
Kaikki palveluspaikat, joilla on voimassa oleva palveluspaikkasopimus, löytyvät Palveluspaikat -välilehdellä.
SivariwebPublic/kaikki palveluspaikat (mol.fi)
3. Käyttöoikeus
Käyttäjä voi toimia useassa palveluspaikassa ja eri rooleissa, mikä näkyy käyttäjän tiedoissa useampana linkitettynä palveluspaikkana. Tietoja voi kuitenkin käsitellä kerrallaan vain yhden palveluspaikan osalta. Palveluspaikka valitaan sisäänkirjautumisen yhteydessä ja sitä voi myös muuttaa sivun yläpalkin valinnasta.
Vastuuhenkilön ohella palveluspaikalla on usein käyttäjiä, joilla on rajatumpia oikeuksia valittuihin työpaikkoihin. Näille käyttäjälle valitaan rastittamalla kunkin palveluspaikan kohdalla työpaikat, joiden tietoja he voivat käsitellä.
Käyttäjien oikeuksia voidaan tarkentaa palvelus- tai työpaikkakohtaisesti. Esimerkiksi sitoutumisten allekirjoitusoikeus palveluspaikalla voidaan antaa erikseen valituille käyttäjille, joiden ei tarvitse olla vastuuhenkilöitä. Työpaikkatasolla käyttäjä voidaan merkitä työpaikan vastuuhenkilöksi, jolloin hänellä on allekirjoitusoikeus työpaikan puolesta sekä oikeus tehdä kurinpitoilmoituksia ja myöntää henkilökohtaisia syylomia.
Käyttöoikeudet hallinnoidaan ”Palveluspaikan vastuu- ja yhteyshenkilöt”-otsikon alta. Uusi käyttäjä lisätään ”Uusi henkilö”-painikkeen kautta.
3.1 Vastuuhenkilö
Palveluspaikalla tulee olla vähintään yksi siviilipalveluslain tarkoittama vastuuhenkilö, joka merkitään rastilla ”Vastuuhenkilö”-kenttään. Vastuuhenkilöllä on laajat oikeudet palveluspaikan kaikkiin tietoihin ja kaikkiin työpaikkoihin.
Palveluspaikalla tarkoitetaan organisaatiota missä eri työpaikat/työpisteet ovat.
- Lisää tai liittää palveluspaikan käyttäjiksi henkilöitä, jotka ovat joko vastuu- tai yhteyshenkilöitä.
- Ylläpitää kaikkia palveluspaikan tietoja mukaan lukien käyttäjätiedot.
- Voi tilata kaikille Sivariwebin käyttäjille tulevia Sivariwebtapahtumaviestejä.
- Päättää tarvittaessa käyttöoikeuksia.
Kuvassa määritellään vastuuhenkilön oikeudet käyttöoikeustiedoissa. Käyttäjälle on annettu vastuuhenkilön rooli sekä oikeus allekirjoittaa sitoumus, palvelusrikkomus ja myöntää HSL-lomaa.
Katso video: Uuden vastuuhenkilön lisääminen (mp4)
3.2 Työpaikan vastuuhenkilö
Työpaikalla tarkoitetaan sitä työpistettä missä velvollinen suorittaa organisaatiossa palvelustaan. Työpaikan vastuuhenkilö pystyy käsittelemään ja ylläpitämään kaikkia tietoja työpaikoissa, joissa hän on vastuuhenkilönä (työpaikkoja, henkilöitä ja velvollisia).
- Pystyy luomaan uusia työpaikkoja, joissa hän on vastuuhenkilö.
- Pystyy luomaan uusia käyttöoikeuksia työpaikkoihin, joissa hän on vastuuhenkilö.
- Pystyy päättämään käyttöoikeuksia työpaikkoihin, joissa hän on vastuuhenkilö.
- Näkee hänelle nimettyjen työpalveluspaikkoihin kytkettyjen velvollisten tietoja ja voi ylläpitää teidän tietojaan.
- Voi hallita omia yhteystietojaan ja muiden käyttäjien käyttöoikeuksia työpaikoissa, joissa hän on vastuuhenkilö.
- Pystyy täyttämään ja allekirjoittamaan sitoumuksen työpaikkaan, jossa hän on vastuuhenkilönä sekä lähettämään palvelusrikkomusilmoituksen ja myöntämään HSL-lomaa.
Kuvassa määritellään työpaikan vastuuhenkilön roolia ”Palveluspaikat”-osiossa.
- Avaa työpalvelupaikat lista
- Määrittele annettavat työpalvelupaikat
- Määrittele missä paikassa annetaaan tylpaikan vastuuhenkilö-rooli.
Katso video: Työpaikan vastuuhenkilön luominen (mp4)
3.3 Yhteyshenkilö
Yhteyshenkilöllä on suppeammat oikeudet. Yhteyshenkilön käyttöoikeus määritellään ”Palveluspaikat”-osiossa.
- Voi hallita vain hänelle nimettyjen työpalveluspaikkojen tietoja sekä niihin kytkettyjä velvollisia.
- Voi hallita omia yhteystietojaan.
- Voi täyttää sitoumuksen hänelle annettuun työpaikkaan. Allekirjoitusoikeutta ei ole.
Kuvassa määritellään yhteyshenkilön käyttöoikeus ”Palvelus”-osiossa.
Katso video: Uuden yhteyshenkilön lisääminen (mp4)
3.4 Käyttöoikeustason muuttaminen
Sivariwebkäyttäjän käyttöoikeustaso voidaan muuttaa. Vastuuhenkilö voi tarvittaessa lisätä tai vähentää käyttöoikeuksia. Käyttöoikeus muutetaan käyttäjän käyttäjätietojen ”Palvelus”-osiossa.
Katso video: Käyttöoikeustason muuttaminen (mp4)
3.5 Tapahtumaviestien tilaaminen
Kaikki Sivariwebin käyttäjät voivat itse tilata itselleen Sivariwebistä tulevia tapahtumaviestejä. Sivariweb muistuttaa tapahtumista, esimerkiksi uudesta velvollisen Omasivarissa tekemästä lomahakemuksesta, jos tapahtumaviestejä on tilattu.
Valitse etusivun päävalikosta (sininen yläpalkki) Hallinta – Omat tiedot. Tilaus tehdään Viestikanavatilaukset-osiossa.
Valitse ”Tilaa” toivotun tapahtuman kohdalla.
Valitse ”Muokkaa tilausta” ja valitse jos haluat ilmoituksen myös sähköpostiin. Tallenna.
Katso video: Sivariweb tapahtumaviestien tilaus (mp4)
3.6 Käyttöoikeuden päättäminen
Käyttöoikeus päätetään vastuuhenkilön toimesta, kun Sivariwebin käyttäjä ei enää hoida siviilipalvelusasioita.
Avaa henkilön tiedot otsikon ”Palveluspaikan vastuu- ja yhteyshenkilö” alta. Poista annettu palveluspaikka ”Poista”-painikkeesta.
Päätä käyttöoikeuden voimassaolo kirjaamalla päättymispäivä ruutuun. Tallenna (vihreä tallenna-nappi vasen yläkulma).
Katso video: Käyttöoikeuden poistaminen (mp4)
4. Kirjautuminen sähköiseen siviilipalvelusrekisteriin – Sivariwebiin
Siviilipalvelusrekisteriin kirjaudutaan käyttämällä Suomi.fi-tunnistusta. Tunnistautuminen onnistuu pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella, henkilökortilla tai virkakortilla.
- Sivariweb (mol.fi)
- Kirjautumislinkki löytyy myös Siviilipalveluskeskuksen kotisivujen kielivalinnan vierestä.
4.1 Ongelmia kirjautumisessa
Jos yhteyshenkilönä et näe tarvittavia tietoja Sivariwebissä. Ota yhteys Sivariwebin vastuuhenkilöön ja tarkista onko oikeutesi ajan tasalla.
4.2 Ongelmia Sivariwebin käytön kanssa
Jos sinulla on ongelmia Sivariwebin käytön kanssa ole yhteydessä sähköpostilla tai soita Sivariwebin Helpdeskiin. Ilmoita käyttäjän nimi ja palveluspaikkasopimusnumeron.
Sähköpostiosoite: vastaus.siviilipalvelus@ely-keskus.fi
4.3 Vastuuhenkilö puuttuu
Palveluspaikalla on voimassa oleva palveluspaikkasopimus. Rekisteriin merkitty vastuuhenkilö ei enää ole palveluspaikalla eikä uutta vastuuhenkilöä ole perustettu.
Palveluspaikka ilmoittaa uuden vastuuhenkilön tiedot siviilipalveluskeskukselle sähköpostitse (palveluspaikkasopimusnumeron, uuden vastuuhenkilön henkilötunnus, nimi, asema, puhelinnumero ja sähköpostiosoite). Näin menetellään, kun vastuuhenkilö on lopettanut palveluspaikassa lisäämättä uutta vastuuhenkilöä rekisteriin. Asioinnin nopeuttamiseksi ilmoita aina sopimusnumero.
Sähköpostiosoite: vastaus.siviilipalvelus@ely-keskus.fi
5. Sitoumus
Sitoumus on sopimus siitä, että siviilipalvelusvelvollinen ottaa työpalvelupaikan vastaan ja siviilipalveluspaikka ottaa velvollisen työpalveluun. Siviilipalveluskeskus määrää velvollisen työpalveluun sitoumuksen perusteella. Siviilipalveluspaikalla on oltava ajan tasalla oleva sopimus palveluspaikkana toimimisesta ja tunnukset sivariwebiin.
Palveluspaikan tulee osoittaa velvollisen käyttöön majoitus työpalvelun alkaessa. Palveluspaikka vastaa aina osoittamansa majoituksen kustannuksista. Korvausvelvollisuus alkaa ensimmäisenä työpalvelupäivänä.
Majoitusvaihtoehdot ovat: velvollisen nykyinen asunto (vanhempien luona/oma vuokra-asunto), velvollisen järjestämä asunto työpalvelun ajaksi tai palveluspaikan omistama/vuokraama asunto.
5.1 Majoitus velvollisen nykyiseen asuntoon
Sivariweb käyttää velvollisen sitoumuksen tekohetkellä voimassa olevat osoitetiedot. Valitse onko asunto velvollisen omistama tai vuokraama vai onko velvollisen vanhempien omistaa tai vuokraama.
Tarkennus majoituksen kustannusten jakautumisesta: (asuuko velvollinen yksin, muiden kanssa, osallistuuko kustannuksiin…).
5.2 Velvollisen järjestämä asunto työpalvelun ajaksi
Kirjaa velvollisen järjestämän asunnon osoite, majoitusmuoto ja yksityiskohtaisempi kuvaus majoitustilasta.
Palveluspaikka ja palvelusvelvollinen voivat sopia majoitukseen liittyvistä reunaehdoista (vuokran enimmäismäärä ja sijainti). Jos palveluspaikka ei hyväksy velvollisen esittämää majoitusvaihtoehtoa, tulee heidän itse huolehtia sopivan majoituksen järjestämisestä.
5.3 Palveluspaikan omistamaan tai vuokraamaan asuntoon
Palveluspaikan osoittaman majoituksen osoite, majoitusmuoto ja yksityiskohtaisempi kuvaus majoitustilasta. Varmista, että palveluspaikan järjestämä majoitus täyttää asumiselle asetetut kriteerit. Palveluspaikka vastaa osoittamansa majoituksen asumiskustannuksista.
Sitoumukseen merkitään:
- ottaako velvollinen osoitetun majoituksen vastaan vai ei
- missä velvollinen aikoo asua, ellei ota osoitettua majoitusta vastaan
5.4 Majoitus on vielä avoin
Valitse sitoumuksen majoituskohdassa ”Majoitus vielä avoin”.
Sitoumukseen merkitään:
- milloin osoite viimeistään ilmoitetaan
- miksi osoitetta ei voida vielä ilmoittaa
- Palvelusvelvollinen etsii vielä majoitusta
- Palveluspaikka etsii vielä majoitusta.
Huom! Sitoumusta pitää täydentää majoituksen osalta viimeistään koulutusjakson aikana, ennen työpalveluksen alkamista. Täydennys tehdään muokkaamalla sitoumusta toiminnolla ”Muutos” (katso kohta 5.6 Velvollinen muuttaa palveluksen aikana). Muutos vaatii molempien osapuolten allekirjoitukset.
5.5 Sitoumuksen allekirjoituksen peruuttaminen
Sitoutumisen allekirjoitus on mahdollista peruuttaa, kun velvollinen ei ole sitoumusta vielä allekirjoittanut. Peruutettua sitoumusta voidaan muuttaa ja allekirjoittaa se uudelleen tai sitoumus voidaan poistaa kokonaisuudessaan.
Allekirjoituksen voi peruuttaa ainoastaan sitoumukseen merkitty vastuuhenkilö.
- Avaa Sitoutumiset-välilehti Sivariwebin päävalikosta.
- Avaa sitoumus tunnuksesta.
Peruuta allekirjoitus ”Peruuta”-painikkesta.
5.6 Velvollinen muuttaa palveluksen aikana
Mikäli työpalvelun aikana tapahtuu velvollisen asuinolosuhteissa muutos, tulee palveluspaikan huolehtia, että osoitetut majoitustiedot ovat aina ajan tasalla Sivariwebin sitoumuksessa. Velvollisen tulee sopia ennakkoon muutoksesta palveluspaikan kanssa (asumiskulujen oltava ko. alueen asuinkulujen mukaiset sekä huomioitava mahdolliset muutokset myös osoitetun majoituksen ja työpalveluspaikan päivittäisten työmatkojen osalta).
Sitoutumisessa sovittujen asioiden muuttaminen tehdään uudella sitoutumisella, joka on tyypiltään ”Sitoutumisen muutos”.
Tämä tapahtuu edellisen sitoutumisen ylläpidosta, jossa toiminnolla ”Muutos” luodaan ”Sitoutumisen muutos”-tyyppinen sitoutuminen, jolle kirjataan muuttuvat tiedot. Toiminto on mahdollinen vain, mikäli kaikki velvollisen sitoutumiset ovat Siviilipalveluskeskuksen hyväksymiä.
Tiedoksi: Työpalvelun aloituspäivämäärää voi muuttaa vain, jos velvolliselle ei ole vielä tehty työpalvelumääräystä.
Sitoutuminen allekirjoitetaan ja hyväksytään normaalilla tavalla.
Avaa ”Sitoutumiset”-välilehti päävalikosta. Avaa muutettava sitoumus tunnuksesta.
Avaa sitoumus ”Muutos”-painikkeesta.
Sitoumuksen tietoja muutetaan uudella sitoumuksella, joka korvaa vanhan sitoutumisen.
Majoitustiedot muutetaan Majoitus-välilehdellä.
Vaihda-painikkeen kautta avaat majoitusvaihtoehdot.
Valitse sopiva vaihtoehto ja syötä uusi osoite sitoumukselle. Hyväksy ehdot, tallenna ja allekirjoita. Velvollinen allekirjoittaa Omasivarissa.
5.7 Velvollinen vaihtaa palveluspaikkaa kesken työpalveluksen
Velvollinen tekee uuden sitoumuksen uuden paikan kanssa. Molemmat osapuolet allekirjoittavat sähköisesti. Vanha paikka hyväksyy siirron Sivariwebissä. Siirtohakemus löytyy ”Sitoutumiset”-osiossa.
Avaa siirtohakemus velvollisen nimestä. Hyväksy siirto (tai et hyväksy siirtoa). Halutessasi voit kommentoida. Tallenna.
Siviilipalveluskeskus tekee siirtopäätöksen. Työpalvelu uudessa paikassa voi alkaa, kun siirtopäätös on tehty.
6. Sähköiset asiakirjat
Siviilipalveluskeskuksessa on käytössä sähköinen asiointi. Sivariwebistä löydät sopimukset, sitoumukset, työpalvelumääräykset yms. Sivariwebin ”Viestit”-kenttään tulee ilmoitus kun tekemäsi sitoumus on hyväksytty Siviilipalvelkuskeskuksessa ja kun uusi tuloste (sitoumus ja työpalvelumääräys) on valmis.
- Katso video: Viestikentän kautta avattu asiakirja
- Katso video: Ylläpitonäkymä? Mistä löydän sähköiset asiakirjat?
7. Kooste velvollisen palvelustiedoista
Palveluspaikat saavat seuraavat tiedot Sivariwebistä kun työpalvelu on alkanut:
- kotiuttamispäivän
- käytettyjen lomien määrän
- päivärahan korotuspäivät. Katso kohta ”Päivärahat ja raportit”
- päivärahan maksulistan haluamalleen ajankohdalle
Katso video: Kooste velvollisten palvelustiedoista Sivariwebin etusivulla
Siviilipalvelusvelvollisen henkilötietoja saa luovuttaa ainoastaan:
- siviilipalvelusvelvolliselle itselleen
- siviilipalvelusorganisaation sisällä
- hänen kirjallisella suostumuksella muille tahoille
- muulle viranomaiselle lain nojalla
- hakemuksesta Siviilipalveluskeskuksen luvalla erityisestä syystä esim. tutkimustarkoituksiin. Jos Siviilipalveluskeskus tai palveluspaikka kieltäytyy luovuttamasta tietoja, tästä on annettava kirjallinen päätös muutoksenhakuosoituksineen.
8. Päivärahat ja raportit
Siviilipalveluspaikka maksaa siviilipalvelusvelvolliselle päivärahan, joka on samansuuruinen kuin asevelvollisuuslain mukaista palvelusta suorittavan päiväraha. Päiväraha on porrastettu palvelusajan mukaan. Se maksetaan jokaiselta päivältä myös lauantailta ja sunnuntailta. Päiväraha maksetaan takautuvasti kerran tai kahdesti kuukaudessa.
Päävalikon ”Raportit”-osiosta löytyy kaksi raporttia. Raportit avautuvat Excel-taulukkoon. Käyttäjän mahdolliset muokkaukset Excel-taulukkoon eivät siirry Sivariwebiin. Yhteys Sivariwebiin katkeaa kun raportti on luotu.
- Sivariweb laskee päivärahan korotuspäivät (Päävalikko –> ’Raportit’ –> ’Päivärahan korotuslista’), Excel-taulukko. Huomioithan, että raportin etusivulla näkyy ainoastaan tulevat korotuspäivät. Avaamalla henkilön nimellä oleva välilehti näet kaikki korotuspäivämäärät. Huom! On otettava uusi raportti, jos velvolliselle myönnetään HSL-lomaa tai velvollinen tulee luvattomia poissaoloja. Kaikki palvelustapahtumat pitää olla kirjattu Sivariwebiin ennen raportin luomista.
Katso video: Päivärahan korotuslista
- Sivariweb laskee maksettavat päivärahat. Valitse ”Päivärahan maksulista” haluamallesi ajankohdalle (Päävalikko –> ’Raportit –> ’Päivärahan maksulista’), Excel-taulukko. Kaikki palvelustapahtumat pitää olla kirjattu Sivariwebiin ennen raportin luomista.
- Sairauspoissaolon tallentaminen. Huomioi, että Sivariweb vie 13,50 € per sairauslomapäivä velvollisen tietoihin Sivariwebin ”päivärahan maksulista”-raportille, jos valitset ”Luo kulukorvaus (kotihoito)”. Kotihoito tarkoittaa sairauslomapäivän ruokarahaa.
Katso video: Päivärahan maksulista
- Päivärahan maksulistaan voi halutessaan lisätä muita kulukorvauksia kuten esim. asumiskuluja, matkakorvauksia, ruokarahoja yms. Kulut pitää itse laskea ja tallentaa velvollisen tietohin ennen raportin luomista. Huom! Kulut pitää kirjata oikealle ajanjaksolle, jotta ne nousevat raportille.
Katso video: Kulujen lisääminen velvollisen tietoihin ennen raportin luomista
9. Sivariwebkirjaukset
Loma – ja vanhempainvapaapäivät lasketaan arkipäivinä siten, että loma-aika ei kulu säännönmukaisen viikkovapaan aikana lukuun ottamatta koko viikon ajalle myönnettyä henkilökohtaista syylomaa (HSL). Palvelusaikaan lasketaan kuuluvaksi HL, KL, SL ja VV.
- Lomia laskettaessa otetaan huomioon vain täydet kalenterivuorokaudet.
- Jos lomalla oleva velvollinen tarvitsee loman pidennystä, hänen on haettava pidennystä palveluspaikalta viivytyksettä ja todisteellisesti. Lomaa ei saa jatkaa ilman hakemuksen hyväksymistä. Selvitys pidennyksen tarpeellisuudesta on tarvittaessa esitettävä hakemuksessa.
- Jos velvollinen sairastuu tai vammautuu loman aikana, hänen on ensisijaisesti hakeuduttava palveluspaikan osoittamaan terveydenhoitopisteeseen, elleivät pakottavat syyt edellytä muun lääkärin hoitoa. Sairastumisesta ilmoitetaan ja poissaolotodistus toimitetaan viivytyksettä palveluspaikkaan.
Velvollinen voi hakea lomaa Omasivarin kautta ja yhteyshenkilö hyväksyy lomahakemuksen Sivariwebissä. Tällöin lomatieto siirtyy automaattisesti velvollisen palvelustapahtumatietoihin.
Katso video: Lomahakemuksen hyväksyminen
Tai yhteyshenkilö voi tallentaa sovitut lomat Sivariwebiin suoraan velvollisen tietohin. Sivariwebin etusivu -> Siviilipalvelusvelvolliset-otsikon alta löytyy velvollisen nimi -> valitse (velvollisen nimen kohdalla, rivin oikealla laidalla) ”Toiminnot…”-painikkeen alta -> ”Lisää tapahtuma”.
Valitse tapahtuma ja ajanjakso. (Kirjaa ajanjakson sisällä olevien työpäivien määrän, jos HL- tai KL-loma on pitkä ja ajanjaksoon sisältyy viikkovapaita). Merkinnät voi tarvittaessa tehdä jälkikäteen.
- Katso video: Lomien tallennus Sivariwebiin. Huom! Valikko muuttunut 19.7.23 ”Lisää tapahtuma” -> ”toiminnot…”
- Katso video: Tallennetun loman ajankohdan muuttaminen
- Katso video: Väärä lomatyyppi tallennettu. Tapahtuman poisto/passivointi.
Sairausloma (SL)
Sairauspoissaolon tallentaminen. Huomioi, että Sivariweb vie 13,50 € per sairauslomapäivä velvollisen tietoihin Sivariwebin ”päivärahan maksulista”-raportille, jos valitset ”Luo kulukorvaus (kotihoito)”. Kotihoito tarkoittaa sairauslomapäivän ruokarahaa.
Mikäli ette käytä ”päivärahan maksulista”-raporttia päivärahojen laskemisessa voitte jättää kohdan huomioimatta.
Kuntoisuusloma (KL)
Kuntoisuusloma annetaan siviilipalveluspaikan aloitteesta, yksilöllisen kiitettävän palveluskäyttäytymisen perusteella ja yleensä heti aiheen ilmaantuessa.
- Sovitaan loman ajankohdasta velvollisen kanssa.
- Palveluspaikka tallentaa loman Sivariwebiin.
Palvelustehtävistä vapauttaminen
Palveluspaikka voi vapauttaa velvollisen palvelustehtävien suorittamisesta tietyillä perusteilla ilman, että hän joutuu käyttämään lomapäiviä. Vapauttamisen aika katsotaan palvelusajaksi ja merkitään Sivariwebiin koodilla ”palvelustehtävästä vapauttaminen”. Kyseessä on kuitenkin aina lyhyehkö ja tilapäinen vapaa.
Vapauttaminen voidaan myöntää seuraavilla perusteilla:
- sairaudesta tai vammasta toipuminen
- lähiomaisen kuolema tai äkillinen vakava sairaus taikka
- esimerkiksi kutsu tuomioistuimeen tai viranomaisen määräämänä todistajana kuulusteluun. Palveluspaikka arvioi vapaan pituuden.
- Pääsykoepäivä kirjataan Sivariwebiin ”palvelustehtävästä vapauttaminen” -tapahtumana. HSL-loman käyttö näissä tilanteissa ei ole nuorisolain tavoitteiden mukaista. Mahdollisuus osallistua pääsykokeisiin työajalla ei koske ennakkotehtävien tekemistä (käytetään HL- tai HSL-lomaa).
Palvelustehtävistä vapauttamista ei ole tarkoitettu käytettäväksi tavanomaisiin lapsen sairastumistilanteisiin. Näissä tilanteissa käytetään ensisijaisesti HL-lomaa.
Henkilökohtainen syyloma (HSL)
Palveluspaikka voi antaa velvolliselle henkilökohtaisista syistä syylomaa, jonka määrä koko palvelusaikana on enintään 180 päivää.
- HSL-lomaa ei lueta palvelusaikaan.
- HSL-loman myöntää palveluspaikan vastuuhenkilö. HSL-loman perusteena voivat olla esimerkiksi taloudelliset tai perhesyyt, henkilökohtainen lomamatka tai luottamustehtävän hoitaminen.
- Myönnettäessä HSL-lomaa koko viikon ajalle myös viikkovapaapäivät lasketaan HSL-lomaksi.
- HSL-lomalla ollessaan velvollisella ei ole oikeutta vapaisiin matkoihin, terveydenhuoltoon eikä muihin ylläpitoon liittyviin etuuksiin.
Palveluspaikka merkitsee HSL-lomat viipymättä Sivariwebiin, josta tieto 15 päivää ylittävästä HSL-lomasta siirtyy automaattisesti Kelalle.
Luvaton poissaolo
Luvattomia poissaolojaksoja ei lasketa palvelusaikaan. Velvollinen ei ole oikeutettu etuuksiin kuten päivä ja ruokarahaan, eikä asumiskorvauksiin luvattoman poissaolon ajalta.
Täydeksi poissaolovuorokaudeksi katsotaan poissaolo velvolliselle määrätystä työpäivästä. Poissaolo lasketaan ajankohdasta, jolloin velvollisen olisi tullut olla palveluksessa, ajankohtaan, jolloin hän saapuu sinne. Palveluspaikan on pidettävä Sivariwebin tiedot ajan tasalla merkitsemällä rekisteriin luvattomat poissaolot.
Sairaus tai tapaturma hyväksyttävänä poissaolon syynä, jos saadaan velvolliselta lääkärinlausunto tai vastaavan tahon antamaa todistusta.
- Jos velvollista ei tavoiteta ja poissaolo jatkuu useampia päiviä, palveluspaikka on yhteydessä siviilipalveluskeskukseen.
10. Matkalippujen tilaaminen
Näitä matkalippuja ei saa käyttää palveluspaikan maksettaviksi kuuluviin työ- ja komennusmatkoihin.
- Velvollinen tilaa tarvitsemansa matkaliput Omasivarin kautta.
- Sivariwebiin tulee ilmoitus Viestit – laatikkoon uudesta matkalippuhakemuksesta tai saat sähköpostiin ilmoituksen uudesta tapahtumasta, jos olet tilannut viestin itsellesi Sivariwebiin/sähköpostiin.
Katso video: Sivariwebintapahtumaviestien tilaus (mp4), videossa ei ääntä eikä tekstitystä
- Palveluspaikka ostaa matkaliput velvolliselle.
Katso ohje: Matkaliput velvolliselle (pdf)
- Velvollinen voi tilata Omasivarin kautta Matkahuollon, Onnibussin ja VR:n lippuja.
- Paikallisliikenteen lippuja ei Omasivarin kautta voi tilata.
11. Palveluspaikan siirto palveluksen aikana
Siviilipalvelusvelvollinen voi hakea siviilipalveluspaikan siirtoa työpalvelun aikana. Ennen siirtoa Siviilipalveluskeskus kuulee palvelusvelvollisen nykyistä siviilipalveluspaikkaa.
Palveluspaikan siirto palveluksen aikana
Velvollinen tekee sitoumuksen uuden palveluspaikan. Vanha paikka hyväksyy siirron Sivariwebissä.
Vanha paikka löytää siirtohakemuksen Sitoutumiset-osiosta. Avaa siirtohakemuksen käsittely velvollisen nimestä.
Hyväksy siirto. Halutessasi voit kommentoida. Tallenna päätös.
12. Esteettömyyslausunto
Palveluspaikka antaa tarvittaessa palvelusaikana esteettömyystodistuksen passia varten. Todistuksesta tulee ilmetä aika, jolle passi palveluspaikan mielestä voidaan antaa. Esteettömyyslausunto tehdään Sivariwebissä. Asevelvollisen passihakemuksesta säädetään passilain (671/2006) 8 §:ssä.
- Katso video: Esteettömyslausunto päivämäärällä (mp4)
- Katso video: Esteettömyyslausunto ilman päivämäärää (mp4)
13. Siviilipalvelustodistus
Siviilipalvelustodistus on siviilipalvelusvelvollisen todistus palveluksen suorittamisesta ja palvelusaikana henkilötodistus esim. varusmiesalennuksia varten. Siviilipalvelustodistuksessa on oltava velvollisen valokuva.
Siviilipalvelustodistus on sähköisessä muodossa, jota velvollinen käyttää Omasivari-palvelun kautta. Velvollinen lataa kuvansa Omasivariin koulutusjakson alkaessa. Siviilipalvelustodistus on käytettävissä koulutusjakson ja työpalvelun ajan, kun Siviilipalveluskeskus on hyväksynyt kuvan. Velvollisen työpalvelutieto ja kotiuttamistieto siirtyvät sähköiselle todistukselle sivariwebistä.
14. Kotiuttaminen täysin palvelleena
Kotiuttamismerkinnän jälkeen velvollisen tiedot poistuvat näkymästä, eikä velvollisen tietoja enää voi käsitellä. Varmista, että velvollisen kaikki palvelustapahtumat on kirjattu Sivariwebiin ennen kotiuttamismerkintää.
Kotiuttamismerkinnän yhteydessä voi tulostaa kotiuttamisilmoituksen velvolliselle. Tulosteessa on sähköinen allekirjoitus, joka vahvistetaan rastittamalla ”Allekirjoita”.
Kirjauspolku: Sivariwebin etusivu -> Siviilipalvelusvelvolliset-otsikon alta löytyy velvollisen nimi -> valitse (velvollisen nimen kohdalla, rivin oikealla laidalla) ”Toiminnot…”-painikkeen alta -> ”Kotiuta”
Tarkista, että viimeinen palveluspäivä on oikein. Allekirjoita ja kotiuta.
Palvelustapahtuman ”Kotiutettu täysin palvelleena” lisäyksen myötä velvollisen kesken oleva työpalvelu päätetään kotiutuspäivälle. Paina ”Tallenna” toisen kerran jatkaaksesi.
Kotiuttamisilmoitus on velvolliselle tärkeä asiakirja esim. passia hakiessa. Merkinnän voi tarvittaessa tehdä muutama päivä ennen todellista kotiuttamispäivää tai muutama päivä jälkeen. Huomioi, että merkintäpäivä ei välttämättä ole kotiuttamispäivä vaan velvollisen viimeinen palveluspäivä = kotiuttamispäivä. Velvollinen löytää tarvittaessa kotiuttamisilmoituksen Omasivarista, jos ilmoitus on allekirjoitettu sähköisesti palveluspaikan toimesta.
Pyynnöstä palveluspaikka voi antaa velvolliselle myös kirjallisen palvelustodistuksen, josta ilmenee työtehtävät, työajat yms.
Täysin palvelleena kotiutettavan on kotiutettaessa vahvistettava ilmoitus terveydentilastaan Omasivarissa. Vahvistus on tehtävä Omasivarissa, vaikka siviilipalvelusvelvolliselle ei tehtäisikään kotiuttamistarkastusta. Ilmoituksella on merkitystä mahdollisen sotilastapaturmalain mukaisen korvausasian käsittelyssä.
Koulutusjakson aikana tehdään kaikille velvollisille terveystarkastus, jossa määritellään henkilön palveluskelpoisuus. Jos velvollisen palveluskelpoisuudessa tapahtuu muutos työpalvelun aikana palveluspaikka ohjaa hänet lääkärille palveluskelpoisuuden tarkastamista varten. Palveluspaikka voi hakea keskeytystä työpalvelun suorittamiseen.
Kotiuttaminen, terveydellisin syin
Jos velvollisen palvelukseen haetaan keskeytystä joko velvollisen tai palveluspaikan toimesta (esimerkiksi lääkärinlausunnon tai lykkäyshakemuksen perusteella) rekisteriä ylläpidetään siihen saakka, kun Siviilipalveluskeskus ilmoittaa velvollisen viimeisen palveluspäivän.
15. Korvaushakemukset
Korvaushakemuksiin pääset valitsemalla ”Hakemukset” ja ”Korvaushakemukset”.
15.1 Majoituskorvaukset
Palveluspaikka voi hakea kalenterivuoden sisällä korvausta itselleen sopivissa aikatauluissa. Majoituskorvaushakemukset tulee tehdä viimeistään sen kalenterivuoden päättyessä (31.12.), johon majoituskustannukset kohdistuvat. Siviilipalveluspaikan on esitettävä maksamistaan majoituskustannuksista luotettava selvitys hakemuksen liitteissä (siviilipalveluslaki 47 §).
15.2 Lomamatkakorvaus
Lomamatkaliput ostetaan ensisijaisesti Sivariwebin kautta. Velvollinen tilaa tarvitsemansa matkaliput Omasivarissa – Palveluspaikka ostaa liput Sivariwebissä. Katso kohta 10. Matkalippujen tilaaminen.
Korvausta voi hakea velvolliselle maksetuista lomamatkoihin liittyvistä kuluista, mikäli lippujen ostaminen ei onnistu Sivariwebissä. Huomioithan, että palveluspaikka itse vastaa velvollisen työmatkoihin liittyvistä kuluista.
15.3 Ennakoimaton terveydenhuoltokuluhakemus
Siviilipalveluskeskus voi korvata palveluspaikalle siviilipalveluksen järjestämisestä aiheutuneita poikkeuksellisia ja ennakoimattomia kustannuksia, jos niitä voidaan pitää palveluspaikan taloudellisiin edellytyksiin nähden kohtuuttomina.
